Si la gestión de gran cantidad de documentos es su problema, pues requiere de una plataforma DMS (Document Manager System). Utilizando esta plaforma podrá tener total control sobre cada documentos y sus gestiones asociadas, asignando responsables, delegando y manejando versiones de cada documento.
Absolutamente necesario para estudios de abogados, tribunales, universidades, institutos y en general todo tipo de empresas e instituciones que requieren un control sobre gran cantidad de documentos.
-Almacenamiento de archivos: permite almacenar ficheros de cualquier tipo, como por ejemplo documentos o imágenes, teniendo una gran cantidad de opciones para su mantenimiento. También es posible subir archivos relacionados a otro ya subido y ubicarlo en cualquier carpeta ya creada. Además cuenta con otras opciones como caducidad del documento, palabra clave, etc.
-Control de versiones de documentos: incluye un completo y sencillo control de versión de documentos, que permite visualizar la versión actual y anterior en cualquier momento. También podremos ver otros datos de la versión como el estado, es decir, si esta revisado, rechazado, etc.
-Gestión de privilegios y permisos: permite establecer el acceso a cada directorio y subdirectorio o carpeta del sistema. Además se pueden establecer otras opciones como un no acceso, lectura o lectura-escritura. También es posible configurarlo por usuarios o grupos de usuarios creados previamente.
-Uso de palabras clave: este sistema da la opción de establecer palabras clave en los documentos, facilitando así luego la manera de encontrarlos en el buscador. El administrador podrá definir palabras clave globales.
-Otras funciones: en LetoDMS también podemos encontrar un calendario para crear eventos, además de un panel de información de documentos del usuario donde se indica que documentos tiene que revisar o aprobar, así como el estado de sus propios documentos. Otra función interesante son las notificaciones mediante correo electrónico, para usuarios o grupos, que se pueden activar para cualquier cambio en los directorios o ficheros.
